Internationale Fachtagung – online
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Rund tausend Forschende aus der ganzen Welt nahmen am «Photonics Online Meetup POM20» teil. Eine Konferenz dieser Grösse ist für ein Organisationsteam üblicherweise mit einem riesigen Aufwand verbunden. Für die Teilnehmenden sind Übernachtungsangebote, Transfers, Verpflegung und Tagungsort zu organisieren. Zeitaufwand und Kosten für die Reise zum Tagungsort sind für die meisten Teilnehmenden erheblich. Welche Vorteile bringt eine Online-Konferenz?
Forschungskonferenz am 13. Januar 2020
Für das externe Seite Photonics Online Meetup 2020 hat das international tätige, siebenköpfige Organisationsteam, darunter die ETH Professorin Rachel Grange, die Form einer Online-Konferenz gewählt und erfolgreich durchgeführt. Das Team bereitete die fünfstündige Konferenz über einen webbasierten Instant-Messaging-Dienst vor, was bei der grossen Zeitverschiebung der verschiedenen Arbeitsorte für die externe Seite Teammitglieder vorteilhaft war. Einige kennen sich ausschliesslich online.
1100 Forschende in 37 Länder in sechs Kontinenten nahmen an der Konferenz gleichzeitig teil. Nach der Konferenz ist für das Team bereits klar: «externe Seite Diese Form werden wir weiterhin für grosse Fachmeetings pflegen», sagt Rachel Grange. «So können wir eine kostenlose und für alle offene Konferenz mit einer Spitzenqualität machen.»
Inklusion, ein wichtiges Thema in der Forschung
Ein Ziel der Konferenz war, weltweit allen Interessierten den Zugang zum aktuellen Wissen zu ermöglichen. Wertvoll war diese Konferenzform auch für all die Forschenden, die kein Visum für die Einreise an den physischen Tagungsort bekommen hätten oder für viele jüngere Forschende, die sich eine Reise nicht hätten leisten können. Der Social Media Star Mete Atature, Physikprofessor der Universität Cambridge, lobte sogar deren Haustierfreundlichkeit und trat im «Duo» mit seiner Katze auf. Doch wie ist das Organisationsteam mit den Nachteilen dieser Konferenzform umgegangen?
Arbeitsaufwand im Vergleich
«Eine Online-Konferenz zu planen und durchzuführen ist auch eine grosse Arbeit» sagt Rachel Grange, «aber der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Aufwand für eine physische Planung und Durchführung einer Tagung in derselben Grössenordnung». Das Organisationsteam hat mit dieser Konferenz Prozesse und Knowhow aufgebaut und hat nun vor, die Erfahrungen mit Interessierten zu teilen. Denn so bleibt mehr Zeit für die Forschung und die Familie, Flugreisen können reduziert werden, ohne auf den wichtigen internationalen Austausch unter Fachleuten verzichten zu müssen.
Gibt es online Pausengespräche?
Online Konferenzen können das physische Beisammensein und den Smalltalk in den Kaffeepausen nicht wettmachen. Andrea Armani, Co-Vorsitzende der Konferenz und Professorin an der «University of Southern California», hatte deshalb die Idee, den Teilnehmenden lokale Hubs vorzuschlagen. Daraus sind 66 physische Hubs auf der ganzen Welt entstanden, einer auch auf dem Campus Hönggerberg der ETH Zürich. Er wurde vom «Optics Chapter ETH Zürich» im Student Project House organisiert. In diesen Hubs trafen sich weltweit total rund 635 Personen – je nach Tages- und Nachtzeit, grössere oder kleinere Gruppen. Dort tauschten sie sich auch in den Kaffeepausen direkt aus. Daraus entstand eine von den Teilnehmenden geschätzte Kombination von physischem und virtuellem Treffen. Rund 500 Teilnehmende loggten sich zusätzlich individuell ein.
Poster Session online – funktioniert das?
Die Poster Session ist auch für eine Online Konferenz ein wichtiges Element. Das Organisationsteam hat sich darauf geeinigt, dafür externe Seite Twitter zu verwenden. Für eine anschauliche Gestaltung der Poster in diesem Format, entwickelten sie entsprechende Guidelines. Da nicht aus allen Ländern einen Twitter-Account erstellt werden kann, oder nicht alle Teilnehmenden einen eigenen Account aufsetzen wollen, war eine gute Planung notwendig, um allen im Vorfeld der Konferenz einen Zugang zu den Postern zu verschaffen, die dann rege online geliked, retweeted und kommentiert wurden. «Dieses Format hat Potential. Wir wollen es in der nächsten Konferenz noch ausbauen», plant Rachel Grange.
Neues Format, neue Herausforderungen
Die Spannung war gross, ob die von der University of Southern California zur Verfügung gestellte IT-Infrastruktur für Videokonferenzen (mit technischer Kapazität für 1000 Teilnehmende) die vielen Zugriffe problemlos verarbeitet, das Netz überall gut funktioniert und die Vorsitzenden, Rednerinnen und Redner die im Vorfeld geübten Funktionen im Stress noch beherrschten. In Kalifornien standen während der Konferenz immer zwei bis drei IT-Spezialisten zur Verfügung sowie Andrea Armani als Back-Up Moderatorin. Ein Verbesserungspotential besteht noch bei der Grafikanpassung der Präsentationen ans Online-Format. Was in grossen Projektionen in Hörsälen üblich ist, kann online überladen oder zu statisch wirken.
Vor und nach der Konferenz
Die gut ausgebaute IT-Infrastruktur und die Erfahrung der «University of Southern California» mit grossen Online-Studiengängen war Voraussetzung für das Gelingen der Konferenz. Auch die neu für diese Konferenzform erarbeiteten Regeln und kurzen Schulungen für die Vortragenden sowie die erstellten Vorlagen und das Prozedere für die Fragenbeantwortung haben sich als wertvoll erwiesen. Im Vorherein war bestimmt, dass die zwölf Vorträge – auch die der drei eingeladenen Redner – nach der Konferenz nicht weltweit geteilt werden sollen. Denn es wurden neuste, zum Teil noch nicht publizierte, Forschungsresultate präsentiert. Registrierte Teilnehmende konnten sie aber während einer Woche nach der Konferenz auf einem privaten Online-Kanal nochmals sehen. In den ersten 24 Stunden hatten ca. 150 Personen von diesem Angebot profitiert. Alle offenen Fragen der Teilnehmenden wurden nach der Konferenz schriftlich beantwortet.
Hostet die ETH Zürich ebenfalls Online-Konferenzen?
«Grundsätzlich ja. Die Infrastruktur für eine Online-Konferenz dieser Grösse steht zur Verfügung», sagt David Ryffel von den Multimedia Services der ETH Zürich. «Es wäre mit der vorhandenen Software auch möglich, Fragen per Q&A-Funktion zu stellen oder kleine Umfragen im Publikum zu machen. Wir haben bis jetzt erste Erfahrung mit kleineren Konferenzen und Schulungen, finden weltweite Konferenzen aber spannend.» Bis im Frühjahr 2020 wird dieses Angebot auch auf der Website ersichtlich sein. Bereits vorhandene Infrastruktur und vorhandenes IT-Knowhow innerhalb der ETH Zürich reduziert den Aufwand für zukünftige Organisationsteams von Online-Konferenzen an der ETH Zürich massgebend und unterstützt dabei alle bei der Reduktion von Flugemissionen.